Sistemas colaborativos para la organización de la información en una revista digital

Texto da comunicación

1. Introducción

El gran impacto de Internet en todos los ámbitos de la sociedad, está obligando a las organizaciones a modificar la forma en la que llevan a cabo sus procesos. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones constituyen las nuevas herramientas fundamentales para la comunicación interna y externa de las organizaciones actuales.

Son cada vez más los entornos y herramientas de trabajo que incorporan utilidades colaborativas, muchas de ellas desarrolladas y probadas en el ámbito público de Internet, que son trasladadas a la empresa como herramientas de gestión del conocimiento, organizadores personales y grupales, gestores de reuniones, entornos de edición colaborativos, entornos de formación, gestión de proyectos, etc.

En los últimos años, el entorno de las publicaciones científicas está sufriendo un importante auge, impulsado por un modelo de negocio basado en la suscripción y distribución electrónica, que ha generado grandes beneficios. Este aspecto económico ha propiciado una elevada concentración de revistas en unos pocos editores, lo que se ha traducido en un sector monopolista que fija elevados precios para los usuarios. Curiosamente los consumidores mayoritarios son los propios productores (universidades y centros de investigación públicos o privados), que en la actualidad estudian medidas que minimicen los de costes de suscripción.

Una de ellas es la creación de consorcios y grupos de presión que fuerzan a formas de acceso más flexibles a los productos editoriales (convenios, intercambios, etc.), y que permiten una simbiosis beneficiosa entre los principales agentes (autores, editores y lectores).

Otra forma, cada vez con más peso, es el desarrollo de sistemas de publicación de revistas científicas y fomento de las políticas de Acceso Abierto, que permitan y favorezcan la independencia del sector comercial.¹

El desarrollo de herramientas orientadas a la publicación científica y académica está favoreciendo la evolución de los modelos de gestión de las publicaciones. Las herramientas refuerzan esta evolución mediante la transformación de su funcionalidad, desde la edición básica (formato y publicación) hasta la gestión completa del ciclo editorial. La transformación de la funcionalidad se apoya también en el uso de estándares que favorecen tanto el cumplimiento de los requisitos de calidad, como una mayor difusión de los contenidos publicados. También, como novedad más reciente, las herramientas han habilitado espacios de trabajo para dar cabida a todos los miembros de los equipos editoriales.

Efectivamente, en el campo de las revistas electrónicas de ámbito científico y académico, el uso de herramientas colaborativas permite la eliminación de las barreras espaciales y temporales, favoreciendo, por ejemplo, la creación de equipos editoriales dispersos en los que las comunicaciones, las tareas y los contenidos son gestionados de una forma homogénea integral y en algunos casos de forma automática.

En el caso específico de la publicación científica, las herramientas colaborativas ofrecen amplias posibilidades relacionadas con los mecanismos de revisión, contrastación, divulgación e intercambio, que mejoran sustancialmente los procesos de producción y comunicación de la ciencia.

Dichas mejoras se articulan mediante mecanismos de revisión abiertos, transparentes y dinámicos. Los mecanismos de difusión permiten la apertura del discurso científico a todas las comunidades relevantes y, por tanto, la participación de todos los interesados en aquellas controversias de su interés, intelectual o social.

Hoy día, la publicación electrónica es uno de los pilares del desarrollo científico y el software libre pude constituirse como un elemento fundamental en este desarrollo. Las herramientas colaborativas pueden provocar una verdadera revolución, creando en los entornos de las publicaciones, verdaderos espacios de investigación que aprovechen todas las posibilidades que brinda la tecnología al servicio de la ciencia.

2. Objetivos

En la actualidad existen numerosos proyectos de software libre que facilitan la difusión gratuita de la información científica. Algunos de estos desarrollos, no solo presentan herramientas orientadas a la difusión, sino que se constituyen como verdaderos entornos integrados de gestión editorial que incorporan prácticas y tecnologías que superan a los sistemas de publicaciones comerciales. La gran mayoría de los sistemas de publicación de revistas de acceso abierto ofrecen las mismas metodologías de revisión editorial que las revistas comerciales.

De forma paralela a las herramientas, surgen iniciativas que cuestionan las formas de revisión y que dibujan un futuro abierto en las formas en las que se desarrolla la investigación. La Red se inserta en el proceso de las ideas, posibilitando la creación de debates científicos y que son, en cierta forma, una nueva y exhaustiva forma de revisión por toda la comunidad participante.

Los objetivos de este trabajo son:

• Plantear las diferencias entre los modelos de edición de publicaciones denominadas “profesionales” con los modelos de revistas académico- científicas, que determinan en estos últimos unas necesidades particulares.

• Estudiar los aspectos en la gestión de las publicaciones científicas y académicas que pueden ser tratados mediante técnicas colaborativas,

• Comprobar su implantación real en una herramienta basada en el software libre Open Journal System (OJS).

• Estudiar cómo las herramientas colaborativas ayudan en la adaptación a los estándares de calidad y qué ventajas aportan en la gestión de los equipos editoriales.

3. Metodologia

A lo largo de este trabajo, se estudiarán las características de los sistemas colaborativos y cómo contribuyen al cumplimiento de los requisitos para una gestión de las publicaciones. Analizaremos los principales requerimientos y criterios de calidad de las publicaciones científicas así como el modo de organización de los equipos editoriales. Para ello, estudiaremos la implantación real de Open Journal System (OJS) valorando su grado de adaptación y sus ventajas. Sobre esta herramienta se plantearán diferentes ejemplos de organización para los órganos responsables de la edición. Open Journals Systems (OJS) es un sistema de gestión y edición de revistas electrónicas, desarrollado por el Public Knowledge Project (PKP), un organismo canadiense conformado por las Universidades British Columbia y Simon Fraser. OJS es una solución de software libre (bajo licencia GNU versión 2), que permite una configuración flexible de los equipos editoriales y su desarrollo desde el envío de los manuscritos por parte de los autores hasta la publicación final del número.

El trabajo se estructura en 3 partes:

En el punto 4. Desarrollo, abordamos el desarrollo teórico del proyecto, a través de los siguientes apartados:

• En el apartado 4.1. Ámbito del estudio, se estudian las características diferenciales de las publicaciones científicas que marcan el alcance de nuestro estudio dirigido a la publicación científica y académica.

• En el apartado 4.2 Características de los sistemas colaborativos de publicación, se estudian los conceptos básicos de CSCW para el desarrollo de groupware útiles para la publicación.

• En el apartado 4.3. Proceso de diseño de herramientas de publicación científica, se analizan las perspectivas para abordar el diseño de un sistema de la publicación científica y sus implicaciones de coste y tiempo.

• En el apartado 4.4 Aportaciones de las herramientas colaborativas a la edición de publicaciones científicas, estudiamos los requisitos de las publicaciones científicas y cómo las herramientas colaborativas contribuyen a satisfacerlos. En este apartado presentaremos OJS y lo utilizaremos como ejemplo de la aplicación de los conceptos colaborativos.

En el punto 5. Gestión del proceso editorial, hacemos una descripción del proceso editorial completo con OJS. Este punto pretende proporcionar una visión práctica de los conceptos descritos en el punto anterior. Se revisan los aspectos fundamentales de la parametrización de OJS, de la definición del flujo de trabajo y análisis de roles implicados en éste. Se introducen otros aspectos relacionados con los distintos modelos de gestión editorial.

Finalmente, en el punto 6 presentamos las conclusiones de este trabajo.

4. Desarrollo

Ámbito del estudio. la edición electrónica de revistas cientificas

En este momento asistimos a una evolución en los soportes físicos de los documentos y las formas en las que estos son difundidos. Sin embargo, con independencia del medio de generación o soporte, el ciclo de vida de un documento se descompone en las siguientes fases:

• Generación y edición

• Administración

• Publicación y distribución

• Reutilización

Se denomina publicación electrónica (o digital) al conjunto de procedimientos que permiten cumplir el ciclo completo del documento en forma electrónica o digital (Travieso 2003).

La publicación electrónica presenta el material en forma digital, igual a la forma impresa, pero con características propias del espacio digital: espacio mínimo, portabilidad, inalterabilidad por el paso del tiempo, facilidad y economía de distribución, entre otras.

Se pueden distinguir dos grupos de revistas, las ‘académicas’ y las ‘profesionales’ (McDonald 1995). La revista académica contiene trabajos cuya información está dirigida ante todo a la comunidad científica y académica. Estos trabajos, habitualmente deben someterse a un proceso de revisión. En cambio, una revista profesional está dirigida a una audiencia mucho más restringida como son los miembros de una profesión. Su contenido tiene fundamentalmente como objetivo, mantener informado a este colectivo de los últimos avances relativos a su profesión. Al contrario que las revistas académicas, estos trabajos no suelen ser revisados

Existen numerosas razones para que se hayan extendido ampliamente en el ámbito universitario (RAMOS, 2000)

1. Son muy fáciles de hacer.

2. Permiten una distribución rápida.

3. El número de veces que es utilizada la página es un indicador de accesibilidad.

4. En el entorno universitario resultan muy económicas.

La penetración de la edición electrónica en el entorno universitario ha introducido importantes cambios en el proceso investigación, la presentación de resultados, la edición y su difusión, de tal modo que el papel de las empresas editoriales está comprometido, frente a soluciones cada vez más amplias de gestionar la edición digital.

La gran difusión que han tenido las revistas electrónicas hacen necesario el uso de un entorno que les permita gestionar y automatizar, en la medida de lo posible, el trabajo llevado a cabo por cada una de las personas involucradas en estas revistas (autores, editores, revisores y lectores).

Las metodologías de publicación científica están evolucionando, y de forma paralela a las herramientas, surgen iniciativas que cuestionan las formas de revisión y que dibujan un futuro abierto en los medios con los que se desarrolla la investigación.

Algunas propuestas más recientes, por ejemplo, crean espacios de debate donde se dirimen las controversias suscitadas por cada artículo, contribuyen a la revisión del mismo y a la publicación posterior de versiones corregidas. (Feltrero 2006).

En el entorno de la publicación científica electrónica es donde las herramientas colaborativas demuestran su capacidad para ofrecer los entornos dinámicos que permiten la evaluación de los nuevos modelos de gestión y de las nuevas formas de abordar la publicación, e incluso la investigación científica.

características de los sistemas colaborativos de publicación  

Los avances de las tecnologías y telecomunicaciones están produciendo cambios revolucionarios en todos los ámbitos, sociales, culturales y económicos. Internet ha provocado un crecimiento ilimitado de contenidos y un aumento incontrolable en las interrelaciones entre todo tipo de agentes. Asistimos al origen de una nueva etapa, vaticinada por Drucker en el año 69, y que denominó sociedad del conocimiento.

Internet se está convirtiendo en un elemento cotidiano en la vida de cualquier persona y en una herramienta potente para la empresa. Pero además, abre la puerta a otro tipo de redes sociales o naturales ya existentes, creando nuevas posibilidades de relaciones más eficaces y eficientes.

Aparece un nuevo tipo de productos diseñados para favorecer el trabajo en grupo y que se engloba bajo el término genérico de Groupware. Entendemos por Groupware aquellos productos o aplicaciones orientadas al soporte de trabajo en grupo. El término vincula directamente el trabajo en grupo con las herramientas software que lo soportan y facilitan, es decir, herramientas que ayudan a las personas a trabajar en grupo.

El diseño de GroupWare conlleva entender a los grupos y cómo se comportan sus miembros. Con este objetivo, aparece un campo de investigación denominado CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) que examina el diseño, adopción y utilización de tecnologías informáticas para facilitar los procesos de interacción y colaboración en el trabajo cooperativo.

El término CSCW lo introducen en 1984 Irene Greif y Paul Cashman como una vía para describir cómo la tecnología de los computadores puede ayudar a los usuarios a trabajar juntos en grupo.

CSCW es la disciplina científica que describe cómo desarrollar aplicaciones groupware a partir del estudio teórico y práctico de la forma en que las personas interaccionan y colaboran entre ellas. A partir de estas observaciones, presentar líneas de actuación para el desarrollo tecnológico que sirvan para el diseño de herramientas groupware.

En el desarrollo de productos GroupWare orientados a procesos editoriales, es igualmente necesario entender a los grupos y cómo se comportan sus miembros que participan en los procesos. En nuestro trabajo veremos cómo cada uno de los grupos pueden llevar a cabo su tarea.

En los últimos años, en el campo de las publicaciones científicas se ha producido un importante cambio. Este cambio se pone de manifiesto en tres aspectos que se han desarrollado de forma cronológica conforme las tecnologías han evolucionado y lo han permitido. Estos aspectos de la evolución de las publicaciones científicas son:

• Cambios en los mecanismos de distribución y difusión. Internet sustituye o complementa la publicación tradicional en papel. Esta faceta, la primera en tomar lugar en el ámbito de las publicaciones, ha sufrido una importante evolución. Los criterios de calidad y normalización incluidos en las publicaciones científicas son consecuencia de esta faceta, ya que con ello se pretende la incorporación a los mejores índices y bases de datos y de esta forma obtener una mayor difusión.

• Cambios en los mecanismos de edición, que se refiere a cómo son editados, mostrados y organizados los contenidos. Por lo tanto, en este aspecto se abarcan los formatos, diseño y organización de contenidos.

• Cambios en las formas de organización de los equipos de trabajo, en la que un conjunto de herramientas independientes o agrupadas en entornos específicos sustituyen a los tradicionales consejos editoriales presenciales y facilitan los procesos de revisión por pares.

En el proceso editorial de las publicaciones científicas, los sistemas GroupWare ofrecen importantes ventajas. Algunas de estas ventajas son:

• Facilitar la comunicación. Las llamadas a trabajos (call for papers), la entrega de originales, las revisiones, la comunicación con los autores, etc, son procesos que se benefician del uso de groupware de comunicación.

• Habilitar la telecomunicación reduciendo costes en viajes (esencial en el proceso de organización de las publicaciones). En este sentido, los equipos editoriales pueden constituirse sin que existan necesidades de tareas presenciales.

• Formar grupos con un interés común y creando subgrupos que trabajan en áreas diferentes con el objetivo editorial de la creación de números periódicos.

• Mayores posibilidades en la coordinación del trabajo en grupo.

• Facilitar la comunicación entre los diferentes agentes que intervienen en el proceso, e incluso poner en contacto directamente al productor-autor con el consumidor-lector, lo que en el ámbito científico tiene especial importancia.

Las taxonomías que permiten clasificar los entornos colaborativos son muy variadas (Antillanca 1996). Es posible escoger aquella taxonomía que mejor se adapte a nuestro propósito, de ubicar los sistemas de gestión de publicaciones electrónicas en el marco de los entornos colaborativos.

Según Ellis, la interacción de los miembros de un grupo se apoya en tres dimensiones sobre las cuales deben enfocarse los diseñadores para facilitar la interacción: la comunicación, la colaboración y la coordinación (Ellis 1991).

De esto se desprende que un sistema completo es aquel que integra todos estos aspectos. En cada una de estas tres dimensiones los usuarios podrían interactuar en forma sincrónica o asincrónica (Tabla 1).

Tabla 1. Taxonomía de Ellis. Fuente (Antillanca 1996)

Así, un sistema completo de gestión de publicaciones electrónicas deberá estar caracterizado por esas tres facetas. Por ejemplo, OJS permite las comunicaciones asincrónicas entre individuos dispersos geográficamente; permite la colaboración entre los diferentes componentes del equipo a partir de la información compartida en una única base de datos; y finalmente, permite la coordinación mediante el reparto de roles y el encadenamiento de guiado de tareas.

• La comunicación es el proceso de intercambio de mensajes en las organizaciones, proceso que debe ser eficiente.

• La cooperación, que permite la participación de los miembros de un grupo realizando aportaciones, combinando opiniones y generando documentación de forma conjunta.

• La coordinación es un conjunto de mecanismos utilizados como guía y adaptación de las actividades de cada elemento de la organización. Los cinco mecanismos clásicos son: el ajuste mutuo, la supervisión directa y las estandarizaciones de los procedimientos de trabajo, de los resultados y de los métodos.

Las herramientas colaborativas orientadas a la gestión de publicaciones electrónicas, en general, deberían integrar dichas capacidades de comunicación, colaboración y coordinación.

Existe también una taxonomía interesante para su aplicación en la gestión de los equipos editoriales. Ésta se basa en cuál es la variable del groupware que es objeto principal de atención, ya sea el individuo, el documento o el proceso [SAADOUN 1997].

Tabla 2. Taxonomía de Saadoun

Según la taxonomía mostrada en la tabla 2, el estudio de un sistema de gestión de publicaciones electrónicas se centrara en estas tres facetas:

• Individuo. El sistema gestiona las tareas pendientes de cada miembro del equipo editorial (editores, revisores, maquetadores, correctores) y le ofrece las diferentes actuaciones opcionales a seguir.

• Documento: En un sistema de gestión de publicaciones científicas, el documento es el artículo presentado y el sistema se ocupará de trasladarlo entre los diferentes agentes que intervienen en el proceso editorial.

• Proceso. El proceso editorial, que comienza con la presentación de artículos y que termina confluyendo en un número publicado.

El uso de diferentes herramientas colaborativas enriquece la colaboración entre los miembros. Sin embargo, dependiendo de la aplicación del producto final donde se integran, se hace necesario el uso de unas u otras.

La tarea más básica en la gestión de publicaciones científicas es seguramente la gestión documental. Por gestión documental entendemos el procedimiento organizado para almacenar, buscar y realizar trazas de los movimientos de los documentos con el fin de alcanzar unos objetivos, en nuestro caso la creación de una publicación electrónica.

Así pues, el componente elemental de una herramienta de publicación electrónica sería un Sistema de Gestión de documentos SGD. Éste será el encargado de gestionar las funciones del proceso editorial en la gestión de documentos.

Las características exigibles a este sistema en el ámbito de la publicación científica serán:

• Permitir el acceso a las personas autorizadas a través web o a cualquier usuario.

• Permitir el almacenamiento de gran cantidad de información y poder recuperar la deseada en segundos.

• Permitir compartir documentos así como restringir el acceso a los confidenciales.

• Permitir el envío de documentos a través e-mail.

Concretamente, una herramienta de Gestión documental debe incluir básicamente los siguientes elementos, importantes todos ellos en su aplicación a la gestión de publicaciones científicas.

• Incorporación de documentos de los diferentes participantes en el proceso editorial (autores, correctores, maquetadores, etc.). También es interesante la posibilidad de incorporar documentos escaneados, práctica habitual para la incorporación de números anteriores existentes solo en papel.

• Indexación de documentos. Además del acceso a los números completos, es necesario disponer de diversos índices de acceso que nos permitan la búsqueda de documentos. Los más habituales en las publicaciones son autor, título o palabras clave.

• Control de la gestión del documento. El control de la gestión del documento es el proceso que conlleva la gestión de diferentes usuarios sobre los documentos almacenados en el SGD.

• Acceso a los documentos y búsquedas, por los campos de indización definidos anteriormente, además de otros accesos previstos para la gestión interna.

• Servicios de repositorio. Proveen las herramientas necesarias para manejar el repositorio. Repositorio es donde se almacenan los documentos así como el enlace entre los índices y documentos para habilitar la recuperación de documentos. El repositorio del SGD comprende las siguientes partes:

• Base de datos: Contiene la información indexada de los documentos.

• Sistema de ficheros: Donde realmente son almacenados los ficheros.

• Caché: Donde se almacena temporalmente una copia de los documentos requeridos para el acceso rápido.

Además del sistema de gestión documental, una herramienta avanzada de gestión de publicaciones científicas se puede apoyar en las siguientes herramientas:

• Sistemas de workflow. En los sistemas editoriales, facilitan que los documentos sean encaminados a través de la organización definida para la realización de una serie de procesos fijados. Los sistemas de workflow pueden proveer características como el encaminamiento, desarrollo de formularios y soportar diferentes roles y privilegios. La ventaja de este sistema de trabajo es que proporciona una guía homogénea para el proceso editorial.

• E-mail. Es una de las aplicaciones clásicas del GroupWare. Mientras que la tecnología básica está diseñada para pasar mensajes entre dos personas, actualmente los sistemas básicos de e-mail incluyen características interesantes para reenvío de mensajes, archivar mensajes, crear grupos de correo e incluir ficheros en un mensaje. Otras características que han sido exploradas incluyen ordenaciones automáticas y procesamiento de mensajes, encaminamiento automático, y una comunicación estructurada (mensajes requiriendo cierta información).

• Mailing lists. Son similares a los sistemas de e-mail, excepto que son elegidos para mensajes entre grupos grandes en lugar de la comunicación uno a uno. En la práctica, la principal diferencia entre newsgroups y mailing lists es que newsgroups sólo muestra los mensajes a un usuario cuando son explícitamente requeridos (servicio bajo demanda), mientras que los mailing lists entregan los mensajes cuando están disponibles.

• Hypertexto. Es un sistema para enlazar diversos documentos de texto entre sí, siendo el Web un ejemplo obvio. Algunos sistemas de hipertexto incluyen la posibilidad de saber qué usuarios han visitado una determinada página o enlace, o al menos conocer con qué frecuencia se realizan las visitas y tener así una idea aproximada de lo que el resto de los colaboradores está haciendo en el sistema.

• Agendas de grupo. Permite planificación, gestión de proyectos y coordinación entre grupos de personas. Algunas de las opciones que presentan es detectar cuándo existen conflictos entre personas en una determinada planificación o buscar si existe tiempo disponible para realizar una reunión.

• Sistemas de edición colaborativos. Permite la realización de documentos entre varios colaboradores, los cuales realizan anotaciones sobre el documento estableciendo turnos para ello y de forma que cada colaborador sea capaz de ver las anotaciones realizadas por los demás.

Un condicionante en la actualidad para la publicación electrónica es su desenvolvimiento en un entorno web. El objetivo es crear publicaciones electrónicas mediante la participación de los miembros del equipo editorial en un ambiente web. La construcción de un sitio web se puede apoyar en un sistema de gestión de contenido (Content Management System, CMS).

El objetivo del Gestor de contenidos es facilitar la creación y mantenimiento de sitios web. Esto se consigue mediante interfaces que acceden a la base de datos donde se aloja dicho contenido. Las ventajas de este sistema son que permite a usuarios no técnicos la creación de sitios web y manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Así es posible manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Además, existen un conjunto de funcionalidades asociadas y particulares de los CMS, que son aprovechadas en el ámbito de las publicaciones científicas:

• Identificadores persistentes: Un aspecto importante para el control de determinadas publicaciones científicas son los identificadores unívocos o persistentes, que permiten un marco para la gestión de la propiedad intelectual, favorecen la comunicación entre clientes (lectores) y editores, facilitan el comercio electrónico y posibilitan la gestión del copyright de forma automatizada. En la actualidad existe un gran debate sobre la propiedad intelectual de los objetos digitales.

• Archivado: Esta utilidad permite el archivo de material on-line, permitiendo que las publicaciones conserven sus fondos electrónicos en ordenadores locales y pueda ser así conservada por bibliotecas o centros de documentación. Esta información no se borra nunca y es comparada continuamente con los archivos on-line de los que proceden, para asegurar el buen estado de los mismos. En el caso de que se detecten daños en los archivos, éstos son inmediatamente restaurados.

• Herramientas para la indización en buscadores: Se trata de mecanismos para ayudar a la indización de los contenidos digitales según los criterios de buscadores más populares.

• Otros Servicios de valor añadido: Son servicios que ayudan a integrar la revista en un entorno web, ofreciendo servicios que ayuden a fidelizar y personalizar la información. Entre otros, se tratan de sistemas de recuperación de la información, servicios interactivos de comunicación, u otros relacionados con la personalización de contenidos.

Proceso de Diseño de herramientas de publicación científica

Para abordar el diseño de un sistema GroupWare es necesario hacerlo desde una perspectiva de los usuarios potenciales, conociendo los objetivos que quieren lograr, y cómo realizarán su trabajo. En el caso de la publicación científica, un análisis completo de este tipo puede durar meses y costar miles de euros, pues implica un conocimiento profesional de los sistemas de publicación académica, el diseño de un modelo de organización y gestión, y un extenso desarrollo tecnológico orientado a la gestión propia del sistema o a la interoperabilidad con otros sistemas para una mayor difusión.

Según Martínez Carreras (Martínez 2005) la complejidad en el diseño organizativo se pone de manifiesto en que:

• Organizar y programar grupos es más difícil que hacerlo con individuos.

• Es difícil obtener la forma de interacción del grupo de antemano, mientras que es posible determinar un estudio previo de las características individuales.

• El establecimiento de grupos depende de la forma de interacción y el tiempo que ha estado constituido el grupo afecta a los patrones de comunicación.

• Los grupos cambian rápidamente en el proceso de formación.

• Los grupos son dinámicos, produciéndose cambios de roles.

• Modificar prototipos puede ser técnicamente difícil debido a la complejidad añadida por los grupos.

En el diseño de herramientas orientadas a la publicación científica, además de la funcionalidad cooperativa, se deben tener en cuenta una serie de aspectos externos y formales, destinados a la evaluación de la revista. Estos aspectos son los denominados indicadores de calidad, y son los revisados por Índices, Bases de Datos y Repertorios de Revistas para su valoración e inclusión en ellos. Estos criterios se comentarán en el apartado 4.4.2.

Una buena estrategia para introducirse en el mundo de la publicación científica o académica, es adoptar herramientas de software libre, aunque sea como punto de partida para otro diseño, pues proporciona la ventaja de incorporar la experiencia de cientos (o miles) de usuarios en la forma de hacer el trabajo. Las llamadas “best practice” de los usuarios punteros son incorporadas a las herramientas, beneficiando a todos y ahorrando un esfuerzo considerable, que en el caso de los pequeños editores, es imposible asumir. Creemos que la adopción un software libre de edición de publicaciones por parte de los pequeños editores es una opción más que recomendable. Su implantación indudablemente supone un esfuerzo y un coste, pero que no será mayor que otras soluciones adoptadas en la actualidad (edición manual de html, gestores de contenido de propósito general, etc.), pero con mayores beneficios en la gestión y en la difusión de la publicación.

Aportaciones de las herramientas colaborativas a la edición digital de publicaciones científicas

Como comentamos anteriormente, en torno a las publicaciones científicas, surge un negocio editorial que se nutre de los trabajos de la investigación y que, a su vez, es el entorno de la investigación su principal cliente. El coste de suscripción, y los incrementos de costes anuales, en torno al 10%, han obligado a replantear un modelo de publicación que deja al margen a los autores y productores de la información, y más concretamente a las universidades (Martín 2005).

Por ello han surgido otras iniciativas que fomentan el acceso libre a la información científica. Es el caso del movimiento Open Access, que fomenta la creación de revistas electrónicas bajo estándares abiertos que permiten el uso compartido de la información. Para ello, ofrecen la metodología y las herramientas técnicas necesarias para que los productores de contenidos (autores, universidades, centros de investigación) puedan incorporarse fácilmente.

El acceso abierto a la literatura científica significa, de acuerdo con la definición de la Budapest Open Access Iniciative (BOAI) –diciembre 2001-, que los usuarios pueden leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar, o enlazar los textos completos de los artículos científicos, y usarlos con cualquier otro propósito legítimo, sin otras barreras financieras, legales o técnicas más que las que suponga Internet en sí misma. Es decir, sin coste alguno.

De forma conjunta con estas iniciativas, el desarrollo del software libre ha puesto a disposición de todas las organizaciones, las herramientas necesarias para alcanzar el mismo nivel tecnológico que en las grandes editoriales, a costes muy reducidos. En el marco de la OAI han surgido herramientas, protocolos, nuevos servicios, que están revolucionando considerablemente las publicaciones científicas. Forzados por esta situación, los grandes editores comienzan a ofrecer suscripciones más flexibles y económicas, pues son conscientes del peligro que suponen estas iniciativas para su negocio. Sin embargo, el software libre es una realidad en todas las organizaciones, y su nivel de penetración e implantación está creciendo. Incluso algunos fabricantes de software han aceptado esta situación y están adaptándose a ella, abriendo sus productos, proporcionando servicios añadidos y, en general, transformando sus productos en servicios más beneficiosos para la sociedad, aspecto social que, en el campo de la ciencia y la investigación, nunca se debería haber abandonado.

Durante un tiempo, la complejidad del ciclo editorial en el campo de la publicación científica, ha permitido a los grandes editores marcar la dirección en un negocio en el que eran meros intermediarios. El salto a las publicaciones electrónicas lo hicieron apoyándose en su capacidad técnica, proporcionando a sus editores, desde el primer momento, las herramientas más avanzadas para la gestión editorial. Ello, sin duda, supuso su mayor valor añadido y su mayor ventaja competitiva frente a los pequeños editores (universidades, facultades, empresas, grupos profesionales, etc) que en la mayor parte de los casos no han logrado otra cosa que publicar sus contenidos como páginas html o pdf (es el caso de TonosDigital hasta el año 2006).

Los pequeños editores ya no están en desventaja; el software libre proporciona una vasta variedad de herramientas colaborativas avanzadas que permiten una gestión editorial compleja y distintiva, como es la de las publicaciones científicas y académicas, y poco a poco el conocimiento vuelve a ser de dominio público, como defiende el movimiento Open Access.

Como ejemplo de esto veremos una de las herramientas más completas: OJS.

Estudio de ojs

Open Journal Systems (OJS) es un sistema gratuito para la gestión de revistas y publicaciones electrónicas en general, desarrollado por el Public Knowledge Project (PKP) y liberado bajo licencia de código abierto.

OJS es una solución de software libre para la gestión de publicaciones, que permite una configuración flexible de los equipos editoriales. El sistema de publicación se puede descargar gratuitamente e instalar en un servidor web local.

PKP está dedicado al aprovechamiento y desarrollo de las nuevas tecnologías para el uso en investigación académica. PKP trabaja a través de sus esfuerzos, financiados con fondos del gobierno de Canadá, con el fin de expandir y mejorar el acceso a la investigación.

Podemos decir que OJS es un sistema de gestión y publicación de revistas que principalmente, se basa en un gestor documental complementado con una serie de herramientas que facilitan las tareas del grupo, en este caso del equipo editorial. OJS proporciona los mecanismos necesarios para almacenar, buscar y realizar el seguimiento de los documentos, desde la entrega por parte de los autores hasta creación de una publicación electrónica.

El gestor documental que incluye OJS dispone de las siguientes características avanzadas:

• Permite el acceso a las personas autorizadas a través web para que realicen las tareas correspondientes. El mecanismo de autenticación es mediante login y password. La gestión de usuarios puede ser la propia de OJS o mediante una delegación en un LDAP externo. El acceso se proporciona a las áreas y a los documentos en los que cada miembro está autorizado según su perfil.

• A partir de la identificación, el control de la gestión establece quién puede acceder, a qué documentos y para qué propósito, es decir, permite que los usuarios de los diferentes roles intervengan en el proceso editorial controlando sus tareas y en el momento de realizarlas.

• Como repositorio de los documentos OJS, utiliza el sistema de archivos del sistema operativo. Toda la información de gestión del proceso editorial, la parametrización de la aplicación y la indización de los artículos se almacena en Base de datos. OJS utiliza MySQL que es un gestor de bases de datos también de libre distribución.

• OJS asocia a cada fase del proceso editorial, una nueva versión del artículo, que es la que se presenta en la siguiente fase del proceso, conservando las anteriores. Se puede automatizar, incluso que exista una fase externa, siendo enviados los artículos a través e-mail (puede hacerse con revisores externos). Además de la incorporación de documentos de los diferentes participantes en el proceso editorial (autores, correctores, maquetadores, etc.) es posible también la creación de números rápido, para la carga de publicaciones anteriores, sea en formato PDF, HTML o escaneados.

• OJS permite la indización del texto completo del artículo. También dispone de diferentes elementos estándar de indización de los artículos por autor, título o por palabras clave, intervalos de fecha de publicación, resumen, disciplina o materia. Dichos campos de indización se corresponden con los 16 elementos del protocolo DUBLIN CORE que se muestran en la tabla 3.

Tabla 3. Elementos del protocolo Dublín Core

Estos campos son los que se utilizan en la indexación en repositorios especializados en revistas científica a través de protocolos de intercambio estandarizados (OAI-PHM. Open Access Initiative – Protocol Harvester Metadata).

Otras herramientas que se integran en OJS y que sirven al proceso editorial son las siguientes:

• OJS dispone de un workflow que facilita el enrutamiento de los artículos para que sean encaminados a través de la organización definida para el proceso editorial. OJS permite la colaboración en la elaboración de la publicación en diferentes niveles, desde el inicio en la aceptación de originales hasta la publicación final, todo ello guiado por un workflow colaborativo.

Sus características como workflow colaborativo son:

• Involucra procesos estructurados y semi-estructurados que permiten a varias personas que tienen un objetivo común participar en un grupo de trabajo.

• Los grupos pueden ser pequeños y grandes y estar geográficamente distribuidos.

• Supone una revisión del documento que hace las veces de contenedor de la información, viajando de paso en paso, y en cada uno de ellos el partícipe realiza una tarea o acción sobre él.

Se profundizará en este aspecto en el apartado 5.2. Flujo de trabajo y Análisis de roles.

• El correo electrónico se integra en OJS como herramienta de comunicación, esto es, para pasar mensajes entre dos personas (autor-editor, editor-revisor, revisor-autor, editor-lector, lector-autor, etc), pero también como herramienta que automatiza las comunicaciones en cada uno de los pasos del workflow editorial.

• Dado que toda la información de contacto de autores, editores, revisores, lectores, etc, se mantiene en OJS de forma centralizada, se dispone de utilidades que permite la comunicación dirigida a los grupos a modo de listas de distribución.

• Permite planificación de números y coordinación entre grupos de personas del equipo editorial.

Las principales características de OJS como sistema de gestión de revistas son:

• El editor configura los requerimientos, secciones, proceso de revisión, entre otros.

• Los envíos de artículos son controlados en línea y así mismo se administra el proceso editorial.

• Contiene un módulo para ofrecer opcionalmente acceso libre a la información publicada.

• Posee un sistema de administración completo, incluye un sistema de indización de documentos en texto completo y por los metadatos asociados.

• Contiene herramientas de lectura adicionales (opcionales), las cuales son habilitadas de acuerdo al tipo de publicación.

• Maneja notificaciones por E-mail del avance que hay en el proceso editorial y permite a los usuarios registrados comentar los artículos publicados.

• Se puede configurar la revista en diferentes idiomas (en este momento son ya 12 idiomas los disponibles y 9 en fase de traducción). El idioma puede afectar a diferentes elementos del sistema: a la herramienta como tal (menús, ayudas, etc); a los metadatos (resúmenes, palabras clave, etc), y a las comunicaciones (existen plantillas de correos electrónicos en cada uno de los idiomas)

Su capacidad para presentar las revistas en diferentes idiomas, la facilidad de configuración, la incorporación del autor y revisores al proceso de edición, los servicios adicionales como son información bibliográfica sobre cómo citar en diferentes formatos, visibilidad de los metadatos, búsquedas avanzadas, etc. hacen de OJS una potente herramienta para la creación de revistas electrónicas.

Las características anteriormente mencionadas nos han hecho elegir y estudiar este sistema para la implantación de la revista Tonos Digital (Revista de Estudios Filológicos de la Facultad de Letras de la Universidad de Murcia). Dicho proyecto se orientó a la evaluación, selección de una plataforma de gestión de publicaciones para la revista, que se materializó en la implantación de OJS (www.tonosdigital.com/ojs) y que nos permitió tomar contacto con los diversos conceptos y tecnologías relacionados con la difusión científica.

Calidad Formal en OJS

Durante muchos años se han ido identificando y aplicando una gran variedad de indicadores de calidad de revistas científicas, más relacionados con la forma que con el contenido científico. Efectivamente es el contenido científico el que determina finalmente la calidad de una publicación, pero sólo los especialistas de cada disciplina pueden llevar a cabo dicha valoración. Por esta razón se recurre a indicadores de calidad que miden otros aspectos externos de las revistas, tratando así de conseguir una valoración adecuada de la publicación.

Los editores de las revistas son conscientes de esta necesidad, en muchos casos forzados por las exigencias de los índices y bases de datos más importantes. De cualquier manera, cumplir con los requisitos de calidad, mejora de forma directa en la difusión de las revistas y su consolidación como publicación de impacto, lo cual incide directamente en el prestigio de los autores e incluso en la evaluación de su actividad investigadora.

Estos factores externos constituyen el primer acercamiento de los editores que buscan soluciones para la gestión de las revistas electrónicas y por ello, en el desarrollo de las aplicaciones de gestión editorial, deben ser considerados en primer lugar.

Un ejemplo son los criterios de calidad establecidos por el catálogo Latindex, que recogerá únicamente aquellas revistas contenidas en el directorio que reúnan una serie de dichos requisitos. Son los siguientes:

Características básicas

• Mención del cuerpo editorial (consejo editorial)

• Identificación de los autores

• Identificación de la identidad editora

• Mención del director

• URL

Características de presentación de la revista

• Navegación y funcionalidad

• Mención de la periodicidad

• Tabla de contenidos (índice o sumario)

• Membrete bibliográfico

• Afiliación de los autores (lugar de trabajo)

• Recepción y aceptación de originales

Características de gestión y política editorial

• ISSN

• Definición de la revista

• Sistema de selección de originales

• Evaluadores externos

• Autores externos (apertura institucional de la autoría de los trabajos)

• Apertura editorial

• Servicios de información

Características de los contenidos

• Instrucción a los autores

• Elaboración de las referencias bibliográficas

• Título en el idioma propio y en inglés

• Resumen en el idioma propio y en inglés

• Palabras clave en el idioma propio y en inglés

• Metaetiquetas

• Buscadores

• Servicios de valor añadido

Las ventajas de utilizar OJS es que todos estos aspectos se han tenido en cuenta en el momento del diseño del sistema. Algunos de ellos son informados por el gestor de la revista en campos específicos (menciones, instrucciones, etc, definición de la revista...). Otros aspectos son propios del funcionamiento de la herramienta y de la forma en que ha sido diseñada (Navegación y funcionalidad, metaetiquetas, buscadores, etc..). OJS librera a los editores de tener que conocer los criterios de evaluación.

Gestión de contenidos

Hemos definido OJS como un gestor documental para la gestión editorial de publicaciones científicas y académicas. Otra de sus herramientas principales es el gestor de contenidos. La ventaja de un gestor de contenidos es que permite la creación y mantenimiento de sitios web a los usuarios sin conocimientos técnicos. OJS dispone de estas ventajas, además de la separación entre el diseño y el contenido que permite la personalización de OJS al estilo de cada publicación.

Respecto a la funcionalidad asociada al gestor de contenidos, OJS dispone de los siguientes elementos:

• Identificadores persistentes: OJS se integra con el sistema DOI (Digital Object Identifier). Este es un número de control creado para identificar unívocamente “objetos digitales”, entre los que se encuentran las revistas electrónicas o partes de ellas. Surgió en 1997 como una iniciativa del Comité de Tecnologías de la Asociación Americana de editores y desde 1998 es un proyecto gestionado por la International DOI Foundation.

• Archivado: OJS soporta un modelo de archivo distribuido para la información en línea: LOCKSS (Lots of Copies Keeps Staff Safe). LOCKSS es software libre desarrollado por la Biblioteca de la Universidad de Stanford que permite a las bibliotecas preservar revistas basadas en web. Existen procedimientos automáticos que recopilan regularmente los contenidos de las revistas registradas para archivar el nuevo contenido publicado.

• Indización en Google Scholar: OJS incluye mecanismos de indización Google Scholar. Google es una buena herramienta para localizar contenidos, pero no para localizarlos por su importancia, por decirlo de forma simple; cualquiera puede aparecer en Google. Google Scholar, sin embargo, aún en fase beta, se orienta a la comunidad académica y pretende establecer un sistema de relevancia basado en las citas.

• Otros Servicios de valor añadido: En este sentido OJS ofrece servicios que ayudan a fidelizar a los usuarios, dando lugar a auténticas comunidades virtuales en torno a la publicación. Algunos de ellos son:

• Alertas de novedades en las disciplinas de la revista, recepción de boletines electrónicos periódicos de acuerdo al perfil del usuario y envíos de sumarios.

• Foros de opinión de cada artículo. OJS permite al gestor de la revista activar foros de opinión para cada artículo. No obstante, no es lo normal en el campo de la publicación académica.

• Sindicación de contenidos: OJS permite que el contenido se ponga a disposición de otros sitios o suscriptores individuales. Cumple con los estándares de sindicación web más extendidos como RSS y Atom. Los programas informáticos compatibles con alguno de estos estándares consultan periódicamente una página con titulares que enlazan con los artículos completos en el sitio web original. A diferencia de otros medios de comunicación, los derechos de redifusión de contenidos web suelen ser gratuitos, y no suele mediar un contrato entre las partes sino una licencia de normas de uso.

Metadatos e Interoperatividad

Los Metadatos son los datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. Existen numerosas iniciativas destinadas a fomentar la adopción de estándares interoperables de metadatos y a promover el desarrollo de los vocabularios especializados, orientados a la descripción de recursos electrónicos. Su finalidad es facilitar la difusión de los recursos electrónicos.

Desde el siglo XIX, como consecuencia de la explosión científica y técnica, se desarrollan diferentes técnicas y estrategias, orientadas en parte a la resolución de los problemas que genera la sobreabundancia de información. Así, aparecen los documentos secundarios cuyo objetivo es hacer referencia a los documentos primarios, es decir, los que contienen la información de primera mano. Dichos documentos ofrecen información factual o referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de las operaciones propias del análisis documental (descripción documental, indización, resumen). Los documentos secundarios tradicionales son las listas de referencias de libros, las bibliografías, los índices, los boletines de artículos, los catálogos, etc.

Vemos, por tanto, que existe un claro paralelismo entre el concepto de metadato y de documento secundario. Ambos proporcionan datos sobre un recurso externo a ellos y sin el cual, ninguno tendría razón de existir.

Esta distancia se acorta aún mas en la actualidad, donde las bases de datos científicas y los índices de URL’s realizados por los buscadores de Internet se consideran también documentos secundarios. Los documentos primarios, ahora recursos electrónicos, pueden incorporar metadatos que describen su contenido, su autoría, su localización, etc, y que permiten la interoperatividad, facilitando considerablemente su recolección para la elaboración de los documentos secundarios electrónicos.

Ya no son necesarias las legiones de documentalistas recopilando la información de los artículos de las publicaciones. Las diferentes iniciativas que están surgiendo en torno a las publicaciones científicas, pretenden la automatización de estas tareas, facilitando elementos para la descripción de los recursos electrónicos y la interoperatividad entre los sistemas que los contienen.

El formato de metainformación más divulgado y más citado a nivel general en el campo de la publicación científica, es Dublin Core (DC). Es una iniciativa impulsada por Online Computer Library Center (OCLC)/ que se ha convertido en 2001 en norma (ANSI/NISO Z39-85-2001). Desde sus comienzos (1995), el formato Dublin Core fue diseñado para promover un estándar general, sencillo y descriptivo de los recursos electrónicos de cualquier disciplina. El formato Dublin Core facilita una indización consistente sin la necesidad de una gran experiencia catalogadora, basada en los quince elementos, que vimos en el punto 4.4.1 sobre las características de OJS.

La especial adaptabilidad de este modelo es un factor atractivo para la descripción/”catalogación” de recursos electrónicos, más aún cuando se está promoviendo el trabajo conjunto con el W3C para una descripción formal para la codificación de los metadatos Dublín Core con RDF(Resource Description Framework)

La recolección/intercambio de metadatos Dublin Core se basa en un protocolo denominado OAI-PMH (Open Archive Initiative-Protocol Metadata Harvesting). Los índices Open Access se basan en un sistema “cosechador” (harvester) de metadatos el cual realiza la captura automática de metadatos entre los distintos repositorios que componen las revistas.

Las revistas deben ser, por tanto, proveedoras de metadatos (data provider), y capaces de responder a las peticiones de uno o más repositorios que soporten OAI-PMH para la exposición de los metadatos, de forma que cada revista pueda poner a disposición de cualquier usuario y aplicación los metadatos referentes a sus contenidos.

La arquitectura lógica del sistema (figura 1) está basada en la arquitectura UPS (Universal Preprint Service) y en su derivación propuesta por la iniciativa OAI (Open Archives Initiative).

La arquitectura UPS identifica dos entidades lógicas: el proveedor de metadatos (data provider) y el proveedor de servicios (service provider). El proveedor de datos, en nuestro caso OJS, es el responsable de la publicación y almacenamiento de los recursos en un repositorio y mantenimiento de metadatos de esos recursos. Estos podrán “recolectarse” desde los proveedores de servicios. El proveedor de servicios, por su parte, es el responsable de recopilar estos datos de los proveedores de datos para proporcionar servicios de valor añadido en función de los metadatos que ha recogido. Entre el tipo de ayuda que el proveedor de servicios puede proporcionar está la creación de una interfaz de búsqueda unificada en todos los repositorios. El siguiente esquema representa el modelo descrito.

Figura 1. Arquitectura UPS adaptada por OAI. Fuente e-Revistas.

5. Gestión del proceso editorial en OJS

En el año 2000 comenzamos la elaboración de TonosDigital. La revista nació con un espíritu divulgativo e independiente y hoy día se ha constituido como un importante recurso en centros de formación de español de todo el mundo. Aún sin perder la vocación de divulgación, en el 2006 nos planteamos lanzar al ámbito académico y de la valoración científica la sección de Estudios.

Para ello, planteamos una nueva estructura más formal, adaptada a los criterios metodológicos y de calidad para las publicaciones científicas que conocimos a través la asignatura de Técnicas Documentales aplicadas a la Investigación.

OJS nos ofrecía una plataforma completa para la publicación, y nos permitía la entrada en el mundo de la publicación científica de forma paulatina, adaptando la herramienta aún sin profundizar en los conceptos del proceso editorial.

Así, el modelo editorial elegido para TonosDigital, ha evolucionado en poco más de un año de uso. Desde unos inicios vacilantes por desconocimiento de la herramienta y su funcionalidad, a un presente en el que ya se vislumbran todas las ventajas que ha proporcionado la herramienta en la presentación y difusión de contenidos. Creemos que TonosDigital con OJS ha sabido dar respuesta a las expectativas de los autores, que usan nuestra revista como plataforma de lanzamiento de sus estudios e investigaciones.

En este apartado, vamos a analizar la herramienta OJS desde un punto de vista práctico, que permita conocer cómo se abordan las diferentes tareas del proceso editorial (flujo de trabajo) y cuáles son las funciones de los diferentes tipos de colaboradores en dicho proceso (roles). Este conocimiento es necesario para la selección del modelo editorial, es decir, la forma en que el grupo de colaboradores decide abordar el proceso de publicación de una revista electrónica. En el anexo 1 se exponen dos modelos editoriales basados en nuestra experiencia con TonosDigital.

Aspectos generales de la parametrización

Aunque en los apartados siguientes se profundiza en los roles y el flujo editorial, consideramos necesaria una introducción previa que proporcione una visión global del cómo y quién realiza la parametrización del sistema, esto es, cómo se determina el diseño, funcionamiento y participantes del sistema.

En OJS a cada usuario se le asigna uno o más roles. Para cada rol se disponen de menús distintos de parametrización. Al identificarse en el sistema, se muestran los diferentes roles en los que ha sido dado de alta el usuario (figura 2) y en los que puede realizar distintas tareas.

Figura 2. Distintos roles para un usuario

Por tanto, el equipo editorial estará formando por los participantes con tareas diferenciadas para cada uno de estos roles. No todos son necesarios. Los únicos imprescindibles son el de Administrador (define el sitio y las revistas alojadas), Gestor de revista (para cada revista alojada, establece los parámetros de funcionamiento, las políticas y los diferentes roles) y el Editor (que crea números, acepta o rechaza envíos e incluso puede realizar la corrección, composición, maquetación, etc. si no quiere asignar estas tareas a otros roles). Por último, como es lógico, es imprescindible el rol de Autor, pues es necesario para la presentación y seguimiento de los originales. Los otros roles no son obligatorios para el proceso editorial y sus tareas pueden ser asumidas por los editores. Por ejemplo, un editor puede asignar un trabajo a un revisor o mandarlo a publicar directamente, por que lo haya revisado personalmente.

En el menú del administrador (figura 3) se presentan diferentes opciones, relacionadas con la gestión multirevista, los idiomas, el mecanismo de autenticación y otras funciones relacionadas con el caché de datos y de plantilla. En el caso de que el sitio solo aloje una revista, es posible redireccionar a dicha publicación.

Figura 3. Menú del Administrador

También es en este menú donde se activa la posibilidad de recolección de metadatos (Metadata Harvesting).

El menú del gestor de revistas es el más complejo, pues es donde se realiza la mayor parte de la parametrización que determina el funcionamiento de la revista. Los siguientes roles, editor, revisor, etc. tienen acceso exclusivamente a esa funcionalidad según se haya definido.

Desde el menú del gestor se tiene acceso a las opciones que se muestran en la imagen anterior, de las que destacamos sólo algunas de las opciones:

Secciones de la Revista: Permite crear las diferentes secciones de la revista, características de indexación e incluso asociarle editores específicos. Pueden definirse secciones en las que solo pueden escribir los editores, etc.

Idiomas de la revista: Cada una de las revista del sitio puede estar en un idioma diferente. Para cada revista se define un idioma principal y puede disponer de otros secundarios. La carga de idiomas se realiza desde el menú del administrador.

Plantillas de correos (figura 4): Cada acción que se realiza en el workflow de la publicación puede ser notificada por correo electrónico, configurable para cada acción.

Figura 4. Plantillas de correos electrónicos

Por ejemplo, en el caso de presentación de un original, el autor recibe un correo automático como el que se muestra en la figura 5.

Figura 5. Ejemplo de correo electrónico generado por OJS

Todas las plantillas son configurables. Esta opción muy interesante en el caso de equipos grandes de publicación, ya que permite avisar a los editores, revisores, correctores, etc. de la llegada de trabajos o comunicaciones internas.

Herramienta de lectura: Desde esta opción se configura una barra lateral que aparece cuando se esta visualizando un artículo. Esta opción permite, entre otras cuestiones, obtener la cita bibliográfica (figura 6 ), opción muy recomendable para los autores de cara a facilitar la cita de sus artículos; la búsqueda en Internet de otros trabajos del autor, bibliografía relacionada, etc.

Figura 6. Información bibliográfica.

Desde la barra lateral es posible también acceder a la información de indexación que muestra los metadatos Dublin Core en un formato legible, o realizar la impresión sin colores o frames que dificulten la lectura en papel. Todas estas ayudas, y muchas otras incluidas, son opcionales, y lo que pretenden es facilitar la labor del lector-investigador.

Flujo de trabajo y Análisis de roles

OJS guía el proceso editorial de una publicación periódica mediante cinco pasos principales que indican el estado en el que se encuentra cada artículo. Estos pasos pueden ser coordinados por uno o más editores y pueden intervenir en el proceso varios especialistas como correctores y diseñadores. Los pasos son los siguientes:

1. Cola de Presentación: Artículos enviados por los autores, dirigidos al editor de la revista en espera de ser tratados.

2. Revisión del envío: El autor siempre estará enterado del estado de su artículo, la revisión hecha por los pares y su aceptación ó denegación. La asignación a los revisores la realizara el editor (o editores de secciones)

3. Edición del Envío: Los artículos son enviados a Maquetación, diagramación, revisión de estilo y sintaxis.

4. Gestión del Números: Los artículos son planificados para ediciones presentes o futuras sin límite de tiempo.

5. Tabla de Contenidos: Los artículos son ordenados por el editor de acuerdo al número y volumen del ejemplar.

Como hemos indicado, OJS posee unos roles de usuario encargados de las diversas tareas en el proceso editorial, desde el ingreso de artículos hasta su publicación, todo esto siguiendo un proceso lógico de flujo de trabajo. Los roles básicos del sistema son:

• Administrador del Portal: Es el encargado de parametrizar el sistema OJS, crear revistas y darle el estilo al portal para los usuarios.

• Administrador de la Revista: El administrador de la revista es el encargado de iniciar la publicación con los parámetros preestablecidos, adicionalmente maneja los usuarios y los roles en el proceso editorial (inclusive el control de los usuarios que se inscriben y leen la publicación).

• Editor: Supervisa todo el proceso editorial, inicia el proceso mediante la asignación de los artículos que van llegando al sistema (son enviados por los autores) a los editores de sección para continuar su revisión, realizan la planeación de los números siguientes y el contenido de estos.

• Editor de Sección: Supervisa el envío, mediante su revisión y reenvío a pares académicos y correctores de estilo, diagramación y ortografía. Así mismo envía las novedades al autor para que esté enterado en todo momento del estado de su artículo.

• Revisor / Par Evaluador: Se encarga de la revisión analítica del artículo, su pertinencia y el alcance de la investigación; es la persona encargada de dar la aprobación acerca del contenido y su calidad para ser publicado.

• Corrector de Estilo: Trabaja en la gramática y claridad para expresar las ideas del autor, realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias gramaticales, se asegura de que el artículo cumpla con los lineamientos bibliográficos y de estilo requeridos por la publicación.

• Maquetador: Transforma el documento final ya corregido en un artículo gráfico que cumple los requerimientos de imagen corporativa o institucional predefinidos, en forma, fuentes, tamaños y colores. Crea los archivos de documentos finales (HTML, PDF, DOC) para su publicación electrónica.

• Corrector de sintaxis: Lee los documentos finales para encontrar errores tipográficos y de formato previos a la publicación.

En la figura 7 se muestra una muestra del circuito del proceso editorial completo que se puede llevar a cabo con OJS.

Figura 7. Circuito del proceso editorial con OJS

Elección del modelo editorial

Son muchas las posibilidades de configuración de la herramienta para la gestión automatiza de la revista. Los numerosos roles que pueden intervenir en el proceso editorial, pueden incorporarse al proceso conforme la publicación lo exija por su crecimiento, por su volumen o simplemente por la especialización requerida en alguna de las tareas (p. e maquetación). Es posible que la primera toma de contacto con OJS sea de rechazo, por el número tan elevado de pantallas de parametrización, o por la cantidad de perfiles que intervienen en el proceso. Una vez superada esa sensación de exceso de configuración, conforme se profundiza en la herramienta, se comprueba que son posibles muchos modelos de trabajo.

OJS ofrece la posibilidad de ser gestionada en función del grado de evolución de cada publicación. Inicialmente, puede ser gestionada por un único editor e ir creciendo hasta incorporar a un equipo internacional de redactores, con las responsabilidades múltiples de una revista.

6. Conclusiones

El gran auge que están teniendo las revistas electrónicas en el ámbito científico y académico está provocando la demanda de herramientas que permitan gestionar la elaboración de la publicación y la coordinación de los agentes implicados en el ciclo editorial (autores, editores, revisores y lectores).

Durante este trabajo se han revisado las características distintivas de los sistemas de publicación científica. Sus peculiaridades requieren la combinación de diferentes herramientas relacionadas con la comunicación, la coordinación de tareas, la gestión de documentos o la gestión de contenidos, que permiten el trabajo cooperativo necesario para llevar a cabo la gestión editorial y responder con la flexibilidad adecuada a los cambios que se plateen en un futuro. Dicha flexibilidad puede favorecer cambios en los procesos editoriales, incluidos los considerados más básicos de la publicación científica, y finalmente, que repercutan positivamente en los procesos de investigación.

Hemos comprobado, cómo en el campo del CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) se encuentran el soporte metodológico y los componentes tecnológicos necesarios para el diseño y desarrollo de dichos sistemas.

Paralelamente al estudio y aplicación de las herramientas colaborativas, hemos repasado las funciones de los diferentes usuarios y sus necesidades en el proceso editorial, sirviéndonos de la herramienta de libre distribución OJS (Open Journal System).

Además, hemos incluido otros aspectos importantes que incorpora OJS, que aportan un valor añadido a la herramienta, relacionados con la calida formal, con la gestión de contenidos, o con protocolos específicos para la publicaciones científicas.

Finalmente, hemos realizamos un análisis de OJS desde un punto de vista práctico, que nos ha permitido conocer cómo se abordan las diferentes tareas del proceso editorial (flujo de trabajo) y cuáles son las funciones de los diferentes tipos de colaboradores en dicho proceso (roles). Así, podemos confirmar su amplia capacidad para ser parametrizado y adaptarse a las necesidades de cada tipo de publicación, permitiendo una gestión eficaz de las publicaciones y el trabajo coordinado del equipo editorial. OJS es una alternativa recomendable para los pequeños editores, por su facilidad en la instalación y configuración, por las ventajas que ofrece en la gestión, y por las herramientas que incorpora que mejoran la difusión.

Con las experiencias propias hemos podido comprobar las grandes ventajas del trabajo colaborativo que obtiene el equipo editorial, apoyándose en una herramienta de este tipo, que sigue los principios del movimiento Open Access, promueve la cooperación en la investigación científica y facilita el acceso libre a todos los artículos, de forma que estén disponibles para propósitos de investigación, formativos y, en general, para cualquier uso no comercial.

OJS, implantado en el entorno de las revistas electrónicas, permite que todos los trabajos publicados sean indizados en numerosas bases de datos de orientación científica.

El CINDOC, Centro de Información y Documentación Científica, adscrito al Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC), ha migrado sus publicaciones a OJS. (http://revistas.csic.es/index.html).

Muchos pequeños editores de revistas nacionales se están dando cuenta de la importancia de la gestión, de los elementos de calidad y de las posibilidades de difusión que ofrecen herramientas como OJS.

En la reunión anual de editores asociados a la plataforma e-revist@s, celebrada en Madrid el 12 de enero de 2007 y en la que participan más de 25 editores de revistas científicas (entre ellos TonosDigital), se planteó la necesidad de extender la experiencia obtenida por el CINDOC en su plataforma OJS al resto de publicaciones. Así, en el acta de la reunión se apunta

“Actualmente se está trabajando en el CINDOC, para la implantación del sistema de gestión integral de revistas electrónicas Open Journal System (OJS), ..., y que está considerado como uno de los más utilizados en el mundo para gestionar la edición electrónica de revistas. Este sistema se va a adoptar para la producción de la versión electrónica de las revistas editadas por el CSIC. ... los solicitaron asesoramiento al CINDOC para implantarlo, por su experiencia previa en el manejo de dicho software.”

El estudio y creación de una plataforma OAI para la revista TonosDigital ha sido una tarea compleja, tanto por los aspectos técnicos como por los elementos constitutivos de la gestión editorial de publicaciones académicas o científicas. Aún así, el uso de herramientas como OJS nos ha permitido tomar contacto con dichos conceptos y con las tecnologías relacionadas más actuales, y lo que más nos enorgullece, ha servido para despertar en numerosas instituciones el interés por las iniciativas de acceso abierto, la difusión y la gestión editorial colaborativa.

NOTA:

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