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Documentación
y ciber@dministración: E-Patronato
de Promoción Provincial y Turismo de Jaén Rita Dolores
Santaella Ruiz
Patronato
de Promoción Provincial y Turismo Diputación
Provincial de Jaén Plaza
de San Francisco, nº 2, Jaén, 23.071 Telf.: 953 24 80 00. Fax: 953 24 80 23. E-mail: ritalola@supercable.es Resumen: En
una sociedad en la que la información es su primer recurso, la ciencia que
la canaliza selectivamente está
destinada a revalorizarse en la sociedad. En la actualidad, la Documentación
conjuga las técnicas más clásicas con las más punteras tecnologías de la
información para erigirse en una ciencia básica de la comunicación. La
multiplicidad de puntos de acceso para la recuperación de la información que
permiten sus tecnologías y la posibilidad de ofrecerla a millones de usuarios
potenciales a través de sus autopistas abren infinitas posibilidades a la
Administración pública, aprovechadas por el Patronato de Promoción Provincial y
Turismo de Jaén con sistemas de información que suponen un instrumento a
domicilio 24x7 en la dirección http://www.promojaen.es/pit y oficinas
turísticas permanentes en terminales instalados municipios de Jaén. Abstract: In a society in which the
information is its first resource, the science that canalizes it
selectively is destined to revalue itself in the society. At the present time, the Documentation
conjugates the most classic techniques with the sharpshooting technologies of
the information to be elevated in a basic science of the communication. The multiplicity of joining points for the
recovery of the information that allow to their technologies and the
possibility of offering it to million potential users through their freeways
opens infinite possibilities to the public Administration, taken advantage of
by the Patronage Provincial Promotion and Tourism Jaén with information systems
that suppose an instrument at home 24x7 in the direction
http://www.promojaen.es/pit and permanent tourist offices in installed
terminals municipalities Jaén. SUMARIO: 1. Introducción. 2.
E-Patronato de Promoción Provincial y Turismo de Jaén. 3. Ciber@dministración.
Agenda turístico cultural de la provincia de Jaén. 4. La Documentación en la
sociedad del siglo XXI 1. Introducción Resulta incuestionable que la sociedad de la información
está colonizando todos los estratos sociales y que la Documentación, consciente
de que la cibersociedad es la plataforma de sus técnicos, ha incorporado
nuevas disciplinas que permiten la tramitación de la información electrónica. De
esta forma, esta ciencia interdisciplinar suma las técnicas más clásicas en la
gestión de un fondo documental con las tecnologías de la información para la
transmisión inmediata de mensajes que sobrepasen las fronteras físicas y se
erige en una ciencia básica en la difusión del conocimiento. La
descentralización organizativa; la actualización instantánea de la información
novedosa; la agilización de la comunicación corporativa o la masificación del
uso de los servicios institucionales, motivada por la ubicuidad del administrado
y la atemporalidad de horarios, serán consecuencias inevitables por trabajar en
este nuevo escenario 24x7 conocido por ciberespacio. Ventajas
incuestionables que imponen nuevas fórmulas de actuación para capitalizar el
activo que da nombre a nuestra sociedad y que implícitamente invocan la
presupuesta eficacia que nuestra Carta Magna asigna a la Administración
pública. 2. E-Patronato de Promoción Provincial y Turismo de Jaén. Desde
1999, el Patronato de Promoción Provincial y Turismo de Diputación de Jaén
posee un sistema electrónico de información turística, a través de su Red
Provincial de Puntos de Información Turística, que permite un acceso
interactivo con el que conocer todos los municipios de la provincia y el
extraordinario patrimonio cultural y natural de la provincia por medio de un
monitor de pantalla táctil. Además la misma aplicación multimedia está
disponible en la dirección http://www.promojaen.es/pit.
Los
nueve Puntos de Información Turística con los que arrancó este proyecto,
interconectados a un servidor central de información localizado en Diputación
Provincial de Jaén, casi se han triplicado en la actualidad (24 sin contar los
25 que se encuentran en fase de instalación). La filosofía de este sistema de
información, basada en el modelo relacional con una compleja base de datos
formada por 70 tablas, además de sustentar esta aplicación multimedia, que
incluye información textual, vídeos divulgativos, fotografías, mapas y planos
de centros históricos en cuatro idiomas (alemán, inglés, francés y español),
permitirá al turista extraer folletos a la carta, una vez implementadas en la
dirección de Internet. Sin
duda, los Puntos de Información Turística se han convertido en un instrumento turístico
de gran utilidad del Patronato de Promoción Provincial y Turismo, posibilitando
que muchos municipios de la provincia cuenten con oficinas turísticas permanentes ubicadas en los
lugares de mayor afluencia turística o en puntos estratégicos en los que existe
un mayor trasiego de visitantes. Kioscos sin hora de cierre que ofrecen a
nuestros clientes la siguiente información:
Junto
a la importancia que tiene este servicio para una empresa turística, al
expandir la atención al público durante las 24 horas de los 365 días del año,
el sentido más genuino de la e-Administración, que sin duda contempla la
interacción del ciudadano, se obtiene en la dirección http://www.promojaen.es. Lugar que permite
al turista disfrutar de las publicaciones que edita esta institución en su
propio domicilio. De la conjunción de ambas prestaciones, se consigue un
instrumento turístico de calidad, al reunir una información que para ser útil
ha de actualizarse ipso facto (agenda de ocio, hoteles, direcciones de
interés...) con aquélla más clásica para
estos usuarios como son los folletos, las guías o la cartelería. 3. Ciber@dministración. La agenda
turístico cultural de la provincia de Jaén
En 1997, la promoción provincial de Jaén,
auspiciada por Diputación Provincial, emprendió un ambicioso proyecto de
ilusiones inspirado en que la difusión de información era el instrumento de
esta sociedad para divulgar y reconocernos en un excelso legado cultural ganado
a lo largo de los siglos. En
este contexto, nace la Agenda Turística y Cultural de la provincia de Jaén para
mejorar el conocimiento sobre la provincia e incrementar el flujo de
información dentro y fuera de los límites jiennenses. Desde esta perspectiva divulgadora, la
agenda electrónica exporta masivamente información. Los elementos implicados
son un mensaje (actividades de ocio); un destinatario (los medios de comunicación entendidos como instrumentos
de primera magnitud para la promoción de la provincia y los millones de
potenciales turistas a través de Internet) y un canal de transmisión que
permite una comunicación al por mayor e inmediata (autopistas de la información). Las
herramientas sobre las que se sostiene este servicio turístico son:
3.1. Sistema electrónico de información de actividades culturales y turísticas de la provincia de Jaén Junto a la riqueza de las manifestaciones populares
que han pervivido a lo largo de los siglos, la agenda de previsiones recoge la
amplia oferta cultural y recreativa que se desarrolla en los municipios de Jaén
y responde a la necesidad de reunir esta información dispersa en una guía
exhaustiva, actualizada y fiable encaminada al impulso del turismo y a la
divulgación de la cultura. Pese
a que existen múltiples puntos de acceso para recuperar cada una de las
noticias recogidas en la base de datos, la información se estructura con dos
criterios: la clasificación de cada noticia por materias (exposiciones, teatro,
fiestas...) y la división de los actos en temporales y permanentes. Ésta última
hace posible que cada año la agenda arranque con un número fijo de actos donde,
en la mayoría de los casos, sólo se necesitará actualizar su fecha de inicio y
de finalización. Este grupo, formado por algo más de 1.000 registros, lo
constituyen los siguientes subgrupos:
Como no podía ser de otro modo, esta labor
compiladora sólo se justifica cuando se canaliza la información hacia el
exterior. Diseminación de información que se realiza por medio de archivos electrónicos dirigidos a grupos de usuarios según
unos perfiles preestablecidos. 3.2.
Sistema electrónico de difusión selectiva de información Partiendo de la evidencia del ahorro de tiempo en
la difusión y del menor coste económico que permite la comunicación digital, la
difusión de la agenda de la provincia de Jaén se realiza a través de un sistema
electrónico de difusión selectiva de información (DSI) formado por tres
directorios que clasifican las direcciones de correo electrónico según
criterios de exhaustividad y calidad que aseguren la utilidad de este servicio,
en el que es vital que la puntualidad en la emisión de la información esté en
consonancia con la periodicidad de los medios de comunicación almacenados. De
esta forma, la primera semana del mes previo se difunden los eventos que gozan
de mayor calidad a más de 65 revistas turísticas. Puesto que se trata en la
mayoría de los casos de publicaciones de gran tirada de ámbito nacional, la
selección de las actividades se convierte en una condición sine qua non
para eludir el ruido documental. Por
otro lado, el silencio documental se solventa con la comunicación durante la
segunda quincena del mes en curso, plazo que permite elaborar una información
más exhaustiva sin convertirse en inoportuna, de la totalidad de la oferta de
ocio del mes siguiente a más de 150 periodistas de medios de comunicación de
ámbito local, provincial, regional y nacional.
Junto
a estos servicios mensuales, semanalmente se realiza una propuesta de qué hacer
en Jaén durante el fin de semana. Esta información, que se remite a más de 125
periodistas, además de funcionar como el recordatorio qué es en Documentación
un sistema de alerta, exige que la agenda de previsiones se actualice
diariamente, forzándola a convertirse en una de las guías de turismo y cultura
más exhaustivas de las actividades de ocio que se desarrollan en la provincia
de Jaén. Este servicio de difusión se completa con los
siguientes productos electrónicos:
En cuanto a la evaluación del
funcionamiento del servicio, pese a no llevar un control sistemático del
reflejo de esta información en los medios de comunicación, se constata que la
prensa (local, provincial, regional y nacional) la utilizan como una fuente de
información básica para sus agendas culturales; que es la principal fuente de
información de reconocidas publicaciones de ocio andaluzas y que los medios de
comunicación de todos los ámbitos y algunas de las revistas de turismo más
prestigiosas ha informado de las actividades más significativas. 4. La Documentación en la sociedad del siglo XXI En
una sociedad en la que la información es su primer recurso, la ciencia que se
encarga de canalizarla selectivamente está destinada a ser de gran utilidad
para las empresas, profesionales y ciudadanos. En las postrimerías del siglo XX, la
Documentación conjugaba las técnicas más clásicas utilizadas en la
clasificación del conocimiento con las más punteras tecnologías de la
información para erigirse en una ciencia básica de la transmisión de
comunicación. Su interdisciplinaridad, acentuada con
los nuevos planes de estudios de primer y segundo ciclo, hacen que la
Documentación gestione el primer recurso de la sociedad que habitamos a través
del conocimiento de las tecnologías de la información, la dirección de sus
centros, entendidos desde un punto de vista empresarial, y el conocimiento de
sus destinatarios o sector de la población al que se dirige, por medio de
técnicas de cuantificación de la
investigación social. Acercarnos a la Informática nos ha
capacitado para representar e implementar la estructura de una parcela de la
realidad en colecciones organizadas de datos. La Lógica nos permite explotar la
información almacenada a través de los lenguajes de interrogación de un
sistema. Con la Estadística podemos cuantificar datos que son útiles para
demostrar objetivamente la rentabilidad de un centro. La Sociología nos ha
dotado de técnicas para estudiar el segmento de la población que es nuestro
cliente. La Administración de Empresas ha incorporado a nuestro vocabulario los
activos y pasivos que componen un presupuesto. Enumeración que podría ser más
amplia y que sólo pretende manifestar que la comunicación científica, pese al
temor de aquéllos que sienten la amenaza de la supervivencia de una materia, ha
permitido formar técnicos destinados a revalorizarse en la sociedad del siglo
XXI. No somos informáticos, no somos
estadísticos, tampoco sociólogos ni economistas; pero sí somos gestores de
empresas de información dotados de técnicas documentales y multidisciplinares a
través de un plan de estudios que supo ver qué la sociedad de la información
era la plataforma de sus técnicos. Los anteriores párrafos ponen de
manifiesto la calidad y mejora de la enseñanza, abundando sobre todo en
tecnología; pero aún existen lagunas formativas. La destreza en el uso del
lenguaje, que es el vehículo de comunicación en cualquiera de nuestros canales,
el aprendizaje sobre la Administración pública y la historia se convierten en
ejemplos de conocimientos imprescindibles para el buen funcionamiento de centros
documentales y archivos. Los indudables aciertos y los déficits
subsanables, a través del diseño curricular que permite la configuración actual
de los planes de estudio, hacen que la Documentación pueda vindicar el
reconocimiento de sus profesionales en las empresas, públicas o privadas, y,
una mayor presencia en la formación de otros especialistas, aprovechando la
filosofía que inspira los estudios universitarios en estos momentos. De nuestro acercamiento a otras
disciplinas, resulta la gestión del
recurso de la sociedad en la que vivimos. Comercializar la Documentación
no sólo supondría situar en la empresa y en la Universidad un producto de
indudable calidad y oportunidad, sino que también recordaría que, además de
explicar la realidad, la ciencia revierte en el beneficio de una sociedad, que
su interconexión siempre ha sido fructífera y que la perspectiva sistémica fue
la que inspiró a los grandes pensadores de la humanidad cuando Grecia fue la
cuna de la sabiduría. Si a
la organización del archivo de una empresa, prueba de una gestión y
actividad inevitable para que una institución pueda saber qué ha hecho durante
el desempeño de su labor incorporamos estas destrezas, convendremos que a la
necesidad de salvaguardar las actuaciones de la Administración pública se unen
nuevos horizontes profesionales a través de los sistemas electrónicos de
información, entendidos como fuentes primarias o secundarias, y los sistemas
electrónicos de difusión selectiva de información. Herramientas que,
basadas en la segmentación de usuarios a través de perfiles, deberán
diferenciar la canalización de la información interna, dirigida horizontal y/o
verticalmente a los miembros corporativos, de aquélla externa que tendrá por
público mayoritario a los administrados y que convertirán la Administración
pública en un servicio a domicilio para el ciudadano. Bibliografía [1]
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